Ética e bom uso de e-mail e WhatsApp no meio corporativo

Estamos na era da informação, e já há alguns anos, a comunicação passou a ser praticamente instantânea, em tempo real. E-mail e aplicativos de troca de mensagens (WhatsApp, principalmente) são as ferramentas mais utilizadas nos dias de hoje no mundo corporativo.

Tanto o e-mail quanto o WhatsApp possuem sua importância e devem ser usados para fins diferentes dentro da empresa. Ambos são excelentes para comunicação interna e externa, ou seja, são canais de informações usados entre os próprios funcionários para demandas relacionadas às rotinas diárias de trabalho, e também para a comunicação com os clientes, para a interação com o público externo.

Grandes empresas já adotaram o WhatsApp como uma porta de entrada ao SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor) por ele oferecer uma plataforma veloz, com interação simulada de um bate papo presencial. É excelente para resolver problemas pontuais e menores, que podem ser solucionados com uma troca rápida de mensagens entre empresa e cliente.

O aplicativo também é muito utilizado na comunicação entre empresas, ou seja, com fornecedores. A lógica é a mesma: pequenas demandas, assuntos mais simples e rápidos. Isso não quer dizer que conversas via WhatsApp sejam menos importantes do que a comunicação via e-mail. Afinal, quando se trata de trabalho, tudo possui grau de importância e até pequenos assuntos podem se tornar grandes problemas se não forem tratados de maneira adequada.

Preparamos algumas dicas importantes para que você possa usar o WhatsApp no ambiente de trabalho.

Use o bom senso:

Essa é a dica de ouro! As possibilidades de diálogo são infinitas e é impossível estabelecer regras formais e definitivas para isso. Usando o bom senso, você se sairá muito bem nas situações em que estiver com um pouco de dúvida. Lembre-se que por mensagens escritas, as pessoas muitas vezes têm a impressão de terem compreendido algo de forma errada, pois a palavra escrita é diferente da falada. Portanto, coloque-se no lugar da pessoa que lerá sua mensagem, e releia sempre o que escreveu para ver se está fazendo sentido e passando a intenção que você quer passar.

Evite usar para questões pessoais:

Essa regra pode parecer meio óbvia, mas (infelizmente) ainda precisa ser dita: Assuntos pessoais, de natureza extremamente particulares devem ser deixados de fora durante sua jornada de trabalho, exceto casos de grandes urgências. Deixe os grupos da família, dos amigos, dos memes e todos os outros para os intervalos e para quando não estiver trabalhando. Usar celular para qualquer outra coisa que não seja relacionada ao trabalho durante sua jornada, vai prejudicar não só a empresa, quanto a sua produtividade e sua carreira. É uma conduta totalmente inadequada para qualquer profissional. É recomendado que, se a pessoa utiliza o WhatsApp com regularidade no trabalho, ela deve ter um celular apenas para o trabalho, para literalmente guardar o celular pessoal, e utilizar somente o celular de trabalho durante o trabalho.

Use de forma eficiente:

WhatsApp, nesse caso, é um instrumento de trabalho, e não um chat de bate papo. Você deve ser sucinto e objetivo, tanto nas perguntas quanto nas respostas, sem precisar florear demais as conversas. Afinal, tempo é dinheiro. Mas também, lembre-se de ser cortês. É sempre bom iniciar uma conversa com uma saudação. Você não precisa, por exemplo, esperar a pessoa responder seu “bom dia” para só depois entrar na conversa. Lembre-se: WhatsApp no  meio corporativo é ferramenta de comunicação, não de bate papo.

Não há necessidade de perguntar “se está tudo bem” diariamente.

Muitas pessoas possuem hábito de perguntar “tudo bem?” com regularidade, ou aguardar a resposta do outro lado, com um “Tudo bem!”, para só depois iniciar a conversa. Não se esqueça que WhatsApp não é chat de bate papo, você pode ser cortês e educado sem precisar ficar perguntando se “está tudo bem”, ou enviando emojis, corações, figurinhas etc.

Use de forma eficiente:

Exemplo de mensagem: “Bom dia, José! Sobre a cliente Maria dos Santos, pedido 3.612, nós temos algum retorno referente ao pagamento?”

Isso é ser gentil e objetivo ao mesmo tempo, e assim que deve ser.

Vamos ver outro exemplo:

“Boa tarde, Janete. A reunião de hoje às 15:00 horas está confirmada?”

Este é um exemplo clássico: a pessoa que não possui hábito de conversar por e-mail solicita por WhatsApp um retorno do e-mail antes de conferir a própria caixa de mensagens, e tenta transmitir a mesma informação tanto via e-mail quanto via WhatsApp, fazendo com que o receptor da mensagem leia a mesma informação 2 ou 3 vezes, ou o que é pior, quando o emissor da informação transmite uma mensagem via WhatsApp diferente da mensagem via e-mail.

A regra de ouro é: dê preferência pelo e-mail (não pelo WhatApp) para enviar informações detalhadas sobre o trabalho. E se houver necessidade de complementar o e-mail através do WhatsApp, reformule o e-mail para transmitir a mensagem completa.

Não entre em assuntos que não sejam de seu setor ou de sua competência:

Se estiver em algum grupo de trabalho, de funcionários da empresa, e na hora surgir uma conversa entre duas pessoas de setores diferentes do seu e eles estiverem se entendendo, é totalmente desnecessária sua participação no diálogo. É como se você estivesse querendo dar opinião onde não foi chamado ou, ainda pior, querendo ensinar os colegas a fazerem o próprio trabalho, sem ter essa função na empresa. Você só deve interferir se realmente tiver algo a acrescentar e se os colegas estiverem transparecendo na conversa que estão abertos a opiniões de terceiros, ou, é claro, se for citado, você ou o setor pelo qual responde.

Respeite os horários:

Por mais viciado em trabalho que você seja, não envie mensagens de trabalho via WhatsApp depois dos horários previstos. Isso pode incomodar alguns colegas, clientes e fornecedores. Dependendo do horário, opte pelo envio do e-mail. Assim como não se deve utilizar o WhatsApp para mensagens pessoais durante a jornada de trabalho, você também deve evitar usá-lo para o trabalho em seus horários de folga. A não ser que seja um assunto bem urgente, um imprevisto, caso contrário, deixe para o dia seguinte.

Escreva corretamente

Mensagens de trabalho são formais, por mais que estejamos falando de um aplicativo com ares de informalidade. Você está lidando com assuntos profissionais, cuidado com o exagero de emojis, figurinhas e abreviações. Atente-se também à escrita correta. Tempos verbais, preposições, uso de plural, pontuações corretas, etc. Está com dúvida em como se escreve determinada palavra? Procure no Google. Não há necessidade de manter um diálogo com textos 100% impecáveis como se estivesse escrevendo um livro, mas manter o mínimo de português correto além de ser extremamente necessário no meio corporativo, quando estamos com uma dúvida sobre como escrevermos e procuramos no Google, também é uma excelente forma de aprendizado. Não se esqueça; você está no meio corporativo, não em uma roda de bar, você está sendo constantemente avaliado.

Áudios! Sim ou não?

Com equilíbrio, sim. Não há problema em ser objetivo e mandar um áudio por não poder digitar naquele momento ou porque você se expressa melhor em áudio. É normal, e trata-se de outra possibilidade que o WhatsApp fornece, muito eficiente (quando necessário). Lembre-se da primeira dica: use o bom senso. Nada em excesso é bom e você não vai querer ficar conhecido ou conhecida como “o cara ou a moça dos áudios gigantes” da empresa, não é mesmo?

E-mail corporativo

Além do WhatsApp, o e-mail é outro importante meio de comunicação entre colegas de trabalho, fornecedores e clientes.

Nos dias atuais, o e-mail se tornou o principal canal de contato virtual nas empresas.

Ao contrário do WhatsApp, o e-mail é mais formal e mais indicado para enviar documentos, formulários, planilhas, etc. Se você precisa enviar algum arquivo anexado à conversa, é o e-mail que você deve utilizar; a não ser que o destinatário do documento mencione que aquilo pode ser enviado de outra forma, até mesmo pelo próprio WhatsApp, por exemplo.

Além de mensagens com anexos, mensagens mais longas, mensagens que precisam ficar salvas e mensagens com qualquer tipo de conteúdo mais importante ou até mesmo confidenciais, devem ser tratadas por e-mail.

Novamente você deve evitar misturar assuntos pessoais com profissionais. Caso a empresa não forneça um e-mail corporativo, crie um e-mail especificamente para o trabalho.

E-mails também devem prezar pela eficiência e serem cordiais, começando sempre com uma saudação; “bom dia”, ”boa tarde” ou “boa noite”. Também não há necessidade de perguntar “se está tudo bem”, assim como no WhatsApp, você pode ser cortês e educado sem precisar ficar perguntando se “está tudo bem” o tempo todo.

Importante: Verifique seus e-mails. Tenha horários determinados em sua rotina de trabalho para dar uma olhada na caixa de entrada. Confira sempre que chegar ao trabalho e antes de sair, ou mais dependendo de qual sua função e sua rotina com seus e-mails.

Organize seus e-mails em pastas, não deixe a caixa de entrada poluída de informações. Crie o hábito de ser organizado virtualmente, porque assim como a mesa de um escritório onde você precisa localizar os itens, uma caixa de e-mail deve seguir um ambiente ‘limpo’ e organizado.

Com essas dicas, esperamos que você tenha um guia para fazer o bom uso dessas duas formas de comunicações corporativas que se complementam muito bem.

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